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Gemäß Ziffer 5.6 der Verwaltungsvorschrift (VV) ZIS 2007 sind tatsächlich getätigte Ausgaben innerhalb des Förderzeitraums förderfähig. D.h. es muss eine Zahlung des Fördernehmers an einen Dritten erfolgt sein.
Zusätzlich können Eigenbelege, die sich auf Sachleistungen oder Gemeinkosten beziehen, unter folgenden Bedingungen als förderfähig anerkannt werden:
- bei Sachleistungen (Bereitstellung von Immobilien, Material oder Arbeitsleistungen), sofern sie Marktwerte für vergleichbare Leistungen nicht übersteigen, deren Erwerb nicht bereits durch Fördermittel erfolgt ist und deren Erbringung nachgewiesen ist (z.B. über Stundenzettel bei Arbeitsleistungen);
- bei Gemeinkosten (Umlage von Miete, Geräten o.ä.), wenn sie auf tatsächlichen Kosten beruhen und eine anteilige Zurechnung zum Fördervorhaben möglich ist.
Das heißt in den Eigenbelegen (und ggf. deren Anlagen) muss dargelegt werden:
- in welchem Umfang solche Leistungen erbracht worden sind (Dauer / Umfang der Nutzung von Räumen oder Geräten, Stundenzettel bei Arbeitsleistungen);
- die Versicherung, dass der Erwerb nicht bereits durch Fördermittel erfolgt ist;
- bei Gemeinkosten zudem, wie hoch der Anschaffungswert bzw. die Ausgabe war (durch Rechnung, Mietvertrag, Lohnjournal o.ä.) und wie der Verteilungsschlüssel hierfür berechnet wurde;
- bei Sachleistungen zudem, wie geprüft wurde, dass die Marktwerte für vergleichbare Leistungen nicht überschritten werden.
Liegen die genannten Nachweise nicht vor, sind solche Aufwendungen nicht förderfähig, sie können aber als Eigenleistung anerkannt werden.
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