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Teil II des Vergabe-Readers stellt typische „Stolpersteine“ im Vergabeverfahren dar. Es werden Beispiele für Vergabeverstöße aufgezeigt, wie sie in der Vergangenheit von verschiedenen Prüfeinrichtungen beanstandet worden sind und in der Konsequenz teilweise zu Rückforderungen von in Anspruch genommenen Fördermitteln führten.
Die angeführten Beispiele ersetzen jedoch nicht die rechtliche und fachliche Würdigung des Einzelfalls durch den jeweiligen Auftraggeber.
Beispiel 1)
Direkte Auftragsvergabe an Stelle eines konkurrierenden Verfahrens
In einem Gebiet wurden Aufträge (Leistungen) direkt, ohne konkurrierendes Verfahren, vergeben. Als Gründe hierzu wurden angeführt, dass sich vor Ort nicht mehrere mögliche Unternehmen finden ließen und Unternehmen, die nicht aus dem Gebiet selbst kämen, nach Abschluss des Auftrages nicht mehr im Gebiet präsent seien.
Dies wurde beanstandet, weil kein konkurrierendes Auswahlverfahren durchgeführt wurde. Es erfolgte weder eine ausreichende Bekanntmachung der zu beauftragenden Leistungen, noch lagen in diesem Fall Ausnahmetatbestände vor, die eine direkte Beauftragung gerechtfertigt hätten. Die Kenntnis des Gebietes kann zwar eines der Entscheidungskriterien bei der Auswahl des Auftragnehmers sein, rechtfertigt jedoch nicht, Bieter bereits im Vorfeld auszuschließen oder direkt zu vergeben. Generell unzulässig (auch als Auswahlkriterium) ist der Sitz des Bieters, also die Präsenz im Gebiet.
In Abhängigkeit des Auftragswertes hätte eine öffentliche oder beschränkte Ausschreibung der zu erbringenden Leistungen im Vorfeld erfolgen müssen. Bei freihändiger Vergabe hätten mindestens 3 Vergleichsangebote eingeholt werden müssen.
Ähnlich gelagert und damit vergleichbar ist die Argumentation, dass der/die Beauftragte bereits im Vorfeld wichtige Kontakte und Netzwerke aufgebaut habe. Auch diese Begründung ist vergaberechtlich nicht akzeptabel.
Beispiel 2)
Ausschreibung auf der Internetseite der Quartiersmanagements
Die Ausschreibung einer Leistung mit einem Auftragswert in Höhe von 120.000,00 € wurde lediglich auf der Internetseite des Berliner Quartiersmanagements veröffentlicht.
Diese Vorgehensweise wurde beanstandet, da eine größere Öffentlichkeit hätte hergestellt werden müssen. Weiteren potentiellen Auftragnehmern hätte es ermöglicht werden müssen, sich am Wettbewerb um den Auftrag zu beteiligen.
Die Ausschreibung hätte zum Beispiel auf der Internetseite der Vergabeplattform des Landes Berlin oder in einer großen Zeitung veröffentlicht werden müssen.
Beispiel 3)
Weiterbeauftragung von Planern nach vorab erfolgtem Ideenfindungsprozess
Nach einem Ideenwettbewerb wurde ein Planungsbüro ohne konkurrierende Angebote mit weiteren Planungsleistungen beauftragt. Der Auftraggeber sollte die ordnungsgemäße Vergabe nachweisen. Seine Begründung für die direkte Vergabe war, dass das beauftragte Büro bereits eine Vorplanung erstellt hatte. Bei nachfolgender Vergabe an ein anderes Büro hätte man bei Weiterverwendung des Entwurfs eine Urheberrechtsklage riskiert. Aus diesem Grund habe man direkt vergeben.
Dies wurde beanstandet, weil im vorgeschalteten Ideenwettbewerb kein Hinweis auf die weitere Beauftragung über die Ideenfindung hinaus erfolgt war.
Grundsätzlich sollte zu Beginn eines geplanten Ideenfindungsprozesses überdacht werden, wie für den Fall der Weiterführung und Umsetzung des Projekts die korrekte Vergabe der Planungsleistungen gesichert werden kann.
Vorab sollte geklärt sein, ob der aus dem Ideenfindungsprozess hervorgegangene „Sieger“ bei Durchführung des Projektes mit weiteren Planungsleistungen beauftragt werden soll. Ebenfalls sollte festgelegt sein, ob die aus dem Ideenfindungsprozess hervorgegangenen Entwürfe in das geistige Eigentum des Auftragnehmers übergehen und für die weiteren Leistungsphasen eine erneute Ausschreibung der anschließenden Planungsleistungen erfolgen soll.
Eine Urheberrechtsklage könnte tatsächlich drohen, wenn im ersten Schritt (der Aufforderung zur Ideenlieferung) nicht klar vereinbart wird, dass das geistige Eigentum aus diesem ersten Schritt – hier die Ideenlieferung – an den Auftraggeber übergeht.
Wir bitten Sie zu beachten, dass bei Anträgen, die gestellt werden, um Ideen für Planungen und soziale Infrastrukturentwicklungen zu liefern, frühzeitig darauf hingewiesen wird, dass das Ergebnis der Ideenfindung geistiges Eigentum des Auftraggebers wird. So kann bei der Fortführung oder der Umsetzung der Projekte im nächsten Schritt die Vergabe ordnungsgemäß durchgeführt werden. Alternativ könnte bereits eine Option für die weitere Beauftragung mit der Durchführung in der Ausschreibung für den Ideenfindungsprozess berücksichtigt werden. Der geplante Zeitraum der Durchführung sollte mit angegeben werden. So hätten alle für das Auswahlverfahren vorgesehenen Architekturbüros die gleiche Chance, sich entsprechend darzustellen (Grundsatz der Gleichbehandlung).
Beispiel 4)
Beauftragung für ein Folgeprojekt ohne Ausschreibung
In einem Objekt war zunächst ein Stadtteilzentrum geplant. Für dieses Vorhaben wurden Planungsleistungen vergeben. Dieses Projekt wurde jedoch – abgesehen von einigen vorbereitenden Arbeiten – nicht weitergeführt.
Stattdessen wurden am selben Standort nun Künstlerateliers eingerichtet. Hierfür erhielt dasselbe Planungsbüro einen Folgeauftrag mit der Begründung, die Honorarsätze seien durch die HOAI ohnehin vorgegeben und der Planer sei im Übrigen mit dem Objekt bereits vertraut. Aufgrund dieser Kenntnisse sei die Direktvergabe an ihn wirtschaftlich.
Dieses Vorgehen wurde beanstandet und führte zu einer Finanzkorrektur. Die Prüfer waren der Ansicht, dass die Planung des Folgevorhabens gesondert (in diesem Fall europaweit) hätte ausgeschrieben werden müssen. Vertrautheit mit dem Objekt oder die durch die HOAI vorgegebenen Honorarsätze sind kein hinreichender Grund für eine Direktvergabe.
Beispiel 5)
Aufteilung von zusammenhängenden Gesamtleistungen
Die Planungsleistungen für technische Gebäudeausrüstung und Elektrotechnik wurden freihändig an unterschiedliche Planer vergeben. Der Zuwendungsempfänger ging von einer Unterschreitung der Schwellenwerte der VOF aus und führte kein VOF-Verfahren durch. Die ermittelten Nettohonorare für Planung ergaben für die technische Gebäudeausrüstung circa 130.000 € und für die Elektrotechnik circa 135.000 €.
Dies wurde beanstandet, da es sich bei beiden Verträgen um Leistungen der technischen Gebäudeausrüstung nach § 68 HOAI handele, deren geschätzter Auftragswert nach § 3 Abs. 3 VOF zu addieren ist. Damit war der Schwellenwert nach VOF überschritten.
Die Leistung hätte europaweit ausgeschrieben werden müssen.
Beispiel 6)
Rückgriff auf vorherige Angebote
Ein Auftraggeber hatte auf Grundlage der Ergebnisse einer zum früheren Zeitpunkt für eine andere Maßnahme durchgeführten Ausschreibung die daraus hervorgegangenen drei günstigsten Anbieter zur Angebotsaufgabe aufgefordert und freihändig vergeben.
Unter Beachtung des Auftragswertes (ca. 110.000 €) hätte im vorliegenden Fall jedoch eine öffentliche Ausschreibung durchgeführt werden müssen, also die Vergabe in einem förmlichen Verfahren. Ein Rückgriff auf frühere Ausschreibungen ist unzulässig.
Beispiel 7)
Aufhebung einer Ausschreibung
Ein Fördernehmer hob eine zunächst durchgeführte Ausschreibung auf, weil das Ergebnis über den geschätzten Kosten des Gewerkes lag. Er hat die Leistungen in geänderter Form erneut ausgeschrieben, obwohl das finanzielle Gesamtvolumen des Vorhabens nicht überschritten war.
Dies wurde beanstandet, da die Aufhebung der Ausschreibung nicht gerechtfertigt und damit fehlerhaft war.
Die Aufhebung einer Ausschreibung ist nur aus schwerwiegenden Gründen gerechtfertigt, beispielsweise wenn das Finanzierungsvolumen überschritten wird.
Bitte beachten Sie, dass Vergabefehler durch Anwendung unzulässiger Verfahrensweisen vermieden werden.
Beispiel 8)
Auftragsvergabe über eine Firmenliste
Der Auftraggeber hatte keine Ausschreibung vorgenommen, sondern die Auswahl über eine im Unternehmen vorliegende „Firmenliste“ vorgenommen. Danach werden Aufträge von bis zu 25.000 € nach einem sogenannten „Einheitspreiskatalog“ freihändig vergeben.
Dieses Verfahren verstößt gegen die entsprechenden Vorschriften und Richtlinien für die Vergabe von Aufträgen.
Tatbestände, die dieses Verfahren als Ausnahme zulassen würden, oder die es als besonderen Einzelfall akzeptieren könnten, waren nicht zu ersehen.
Beispiel 9)
Beauftragung auf der Grundlage von Rahmenverträgen
Für die Durchführung einer Baumaßnahme wurde, weil das Ende des Haushaltsjahres nahte, auf einen bestehenden Rahmenvertrag für besondere Bauunterhaltungs- maßnahmen zurückgegriffen.
Dieses Vorgehen ist unzulässig. Voraussetzung für die Inanspruchnahme der „Rahmenverträge für besondere Bauunterhaltungsmaßnahmen“ der Bezirke (gemäß RS SenStadt VI A Nr. 23/2006) ist, dass die Arbeiten nicht vorhersehbar sind. Dies ist aber beim Einsatz der Fördermittel nicht der Fall. Auch durch die Tatsache, dass Mittel zu verfallen drohen, entsteht keine Eilbedürftigkeit im Sinne der Vergabebestimmungen.
Wenn für die Rahmenverträge dieselben Kriterien gelten wie beim Land Berlin (nur akute Maßnahmen), gilt dieser Ausschluss auch für private Fördernehmer.
Wenn jedoch im Zuge einer Ausschreibung andere Inhalte und Voraussetzungen für Rahmenverträge vereinbart wurden, könnte ggf. auch der Rückgriff auf einen Rahmenvertrag zulässig sein. In diesem Falle müssten die Vergabeunterlagen für die Rahmenverträge vorgelegt werden. Ob diese Ausschreibung vor Beginn des Förderzeitraums stattfand, ist dabei unerheblich.
Beispiel 10)
Auftragsvergabe wegen Umsatzsteuerbefreiung
In einem Fall wurde ein Auftrag für eine Leistung direkt ohne Ausschreibung an eine Tochterfirma vergeben, weil sie aufgrund der Umsatzsteuerfreiheit besonders günstig sei.
Die Begründung, dass ein Unternehmen keine Umsatzsteuer zahlen muss, ist als Auswahlkriterium unzulässig.
Bitte beachten Sie, dass, auch wenn es sich um Tochterunternehmen handelt, die üblichen Vergabeverfahren und -kriterien (siehe Vergabe-Reader Teil I) eingehalten werden müssen.
Einzelfalls durch den jeweiligen Auftraggeber.
Beispiel 11)
Vergabe von Nachbeauftragungen
Ein Auftragnehmer, der bereits nach ordnungsgemäßer Ausschreibung mit der Leistungserfüllung begonnen hatte, wurde ohne weitere Ausschreibung ebenfalls mit Nachaufträgen beauftragt.
Es wurde bemängelt, dass der ordnungsgemäß erteilte Erstauftrag ohne erneute Ausschreibung zu weiteren Aufträgen für den Auftragnehmer führte, die zwar in Zusammenhang mit dem ersten Auftrag standen, aber ein erheblich größeres Volumen betrafen.
Die Vergabebestimmungen lassen Nachbeauftragungen nur in solchen Fällen zu, wenn sie zum Zeitpunkt der Ausschreibung unvorhersehbar und für die Durchführung des Vorhabens erforderlich sind. Der Gesamtwert der Aufträge für diese zusätzlichen Leistungen darf jedoch bei der VOL 20 % und bei der VOF 50 % des Wertes des Erstauftrages nicht überschreiten.
Beispiel 12)
Kostenberechnung als Grundlage der Festlegung des Vergabeverfahrens
Zur Festlegung des jeweiligen Vergabeverfahrens bildet die Kostenberechnung die Grundlage. Sollen für die Ausschreibung zusätzliche Leistungen mit aufgenommen werden, muss unter diesem Aspekt die Auswahl des Vergabeverfahrens überprüft und gegebenenfalls eine andere Art des Verfahrens gewählt werden – zum Beispiel eine öffentliche anstelle einer beschränkten Ausschreibung.
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