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Wenn Sie Ausgaben geltend machen wollen, müssen Sie für jede Zahlung Belege vorlegen.
Diese Belege bestehen bei Barzahlung aus der quittierten Rechnung (dem Kassenbon), ansonsten aus der Rechnung und dem Zahlungsbeleg (Kontoauszug).
Ein Beleg muss grundsätzlich folgende Angaben beinhalten (bei einigen Supermärkten wird nur auf Aufforderung ein Bon mit MwSt. erstellt. Bitte achten Sie darauf!):
- Name und Anschrift des Lieferanten (wo wurde das gekauft)
- Ausstellungsdatum der Rechnung (wann wurde es gekauft)
- Umfang und Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung (was wurde gekauft)
- Aufschlüsselung des Nettoentgelts nach Steuersätzen (auf manche Waren werden 19% Mehrwertsteuer erhoben, auf andere 7%)
- Umsatzsteuersatz bzw. Hinweis auf Steuerfreiheit
- Betrag der Umsatzsteuer - Bei Belegen unter 150 € reicht die Formulierung „Dieser Betrag enthält x% MWST“
Belege ab 150 € (inkl. MwSt.) müssen zudem beinhalten:
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers (wer hat das gekauft) - ACHTUNG: Das muss immer die Person sein, die die Vereinbarung unterschrieben hat bzw. die Einrichtung, die diese Person vertritt!
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID-Nummer des Lieferanten
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, wenn nicht mit dem Rechnungsdatum identisch
Bei Barzahlungen bestätigt der Lieferant auf der Rechnung, den Rechnungsbetrag erhalten zu haben (quittierte Rechnung).
Die Belege sind mit dem Zahlungsabruf im Original und als Kopie bei der PSS einzureichen.
Von öffentlichen Stellen sind beglaubigte Kopien einzureichen.
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