Belege

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Für jede Ausgabe bzw. Zahlung, die geltend gemacht werden soll, muss ein Beleg vorgelegt werden.
Diese Belege bestehen bei Barzahlung aus der quittierten Rechnung (dem Kassenbon), ansonsten aus der Rechnung und dem Zahlungsbeleg (Kontoauszug).

Ein Beleg muss grundsätzlich folgende Angaben beinhalten (bei einigen Supermärkten wird nur auf Aufforderung ein Bon mit MwSt. erstellt):

• Name und Anschrift des Lieferanten (wo wurde das gekauft)
• Ausstellungsdatum der Rechnung (wann wurde es gekauft)
• Umfang und Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung (was wurde gekauft)
• Aufschlüsselung des Nettoentgelts nach Steuersätzen (auf manche Waren werden 19% Mehrwertsteuer erhoben, auf andere 7%)
• Umsatzsteuersatz bzw. Hinweis auf Steuerfreiheit
• Betrag der Umsatzsteuer - Bei Belegen unter 150 € reicht die Formulierung „Dieser Betrag enthält x% MwSt“

Belege ab 150 € (inkl. MwSt.) müssen zudem beinhalten:

• Name und Anschrift des Leistungsempfängers (wer hat das gekauft) - ACHTUNG: Das muss immer die Person sein, die die Vereinbarung unterschrieben hat bzw. die Einrichtung, die diese Person vertritt!
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID-Nummer des Lieferanten
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, wenn nicht mit Rechnungsdatum identisch

Bei Barzahlungen bestätigt der Lieferant auf der Rechnung, den Rechnungsbetrag erhalten zu haben (quittierte Rechnung).

Die Belege sind mit dem Zahlungsabruf im Original und als Kopie einzeln bei der PSS einzureichen.
Von öffentlichen Stellen sind beglaubigte Kopien einzureichen.

Sammelbelege
Mehrere Einzelbelege können nachträglich nicht zu einem Sammelbeleg (z.B. „Büromaterial“) zusammengefasst werden, da dann die oben genannten Angaben nicht mehr nachvollziehbar sind. Es ist aber möglich, z.B. vorab mehrere Bestellungen zusammenzufassen und so Rabatte in Anspruch zu nehmen.

Beispiel: Für fünf Projekte werden auf eine Rechnung Büromaterialien gekauft, die auf die fünf Projekte aufgeteilt werden. Der eine Rechnungsbetrag wird nach einem nachvollziehbaren Umlageschlüssel auf die Projekte aufgeteilt, was auf einem Beiblatt gesondert dargestellt wird. Dieses Beiblatt wird bei jedem Projekt zusammen mit dem Originalrechnungs-/-zahlungsbeleg und einer Kopie davon bei der PSS eingereicht. Gegebenenfalls. kann auch auf den Originalbeleg verwiesen werden, sofern er bereits bei einem anderen, bei der PSS geprüften Projekt vorgelegten wurde. Gleichzeitig wird der umgelegte Betrag als Beleg in der Datenbank eingegeben.

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