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Öffentliche Stellen der Landesverwaltung erhalten die bewilligten Fördermittel im Wege der auftragsweisen Bewirtschaftung. Insofern sind dafür keine Zahlungsabrufe erforderlich.
Allerdings sind öffentliche Stellen verpflichtet, quartalsweise einen Zahlungsnachweis vorzulegen. Dieser besteht aus einer kurzen Darstellung zum Projektstand, einer Beleg- liste , den beglaubigten Kopien der Belege sowie den vollständigen Vergabeunterlagen und ist bis zum 3. Werktag nach Quartalsende bei der PSS einzureichen. Die Vorlage der Zahlungsnachweise ist erforderlich, weil nur auf dieser Basis Mittel der Europäischen Union abgerufen werden können.
Zahlungsbelege öffentlicher Stellen:
Von öffentlichen Stellen sind mit den Zahlungsnachweisen die Rechnungs- und Zahlungsbelege in beglaubigter Form einzureichen.
Für die Zahlungsbelege gilt folgende Verfahrenserleichterung: Statt Einzelbelegen kann auch je Zahlungsnachweis eine beglaubigte Fassung der Haushaltsüberwachungsliste (HüL-Ausgaben) eingereicht werden. In dieser müssen allerdings – wenn das Unterkonto mehr als ein Projekt umfasst – die einzelnen Buchungen dem Projekt zugeordnet werden (z.B. durch farbliche Markierungen oder Nummerierungen), weil dies der PSS sonst nur mit großen Schwierigkeiten gelingt. Aufgrund der projektbezogenen Aktenführung ist für jedes Projekt eine separate Hü-Liste einzureichen.
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